Compte rendu de la rencontre
du comité de pilotage Concertation +
Tenue
le vendredi 28 juin 2013
Au CLSC de Saint-Jean-Port-Joli
Présences : Kathleen Thibodeau
Guy Drouin
Sonia Nadeau
Juliette
Dupont
Micheline Pelletier
Chantal
Caron
Guylaine
Fortin
Hélène
Boutin
Marie Josée
Neault
Lise-Anne
Levesque
Martin
Fortier
Sylvie
Madeleine Létourneau
1. Mot de bienvenue
Lise-Anne
souhaite la bienvenue à tous. Tel que convenu l’ordre du jour est remis séance
tenante.
Les
objectifs de la rencontre sont les suivants : faire un retour sur la
journée du 31 mai, clarifier le mandat et la composition du comité de
suivi et convenir des priorités d’action pour l’année à venir.
2. Lecture
du projet d’ordre du jour
Lise-Anne
nous présente une proposition d’ordre du jour. L’ordre du jour est accepté tel
que proposé sans ajout.
3. Retour sur la rencontre bilan
Lise-Anne
nous invite à faire part de nos impressions et commentaires en suivi à la rencontre
du 31 mai 2013.
On souligne
que le compte rendu reflète bien les propos de la journée.
Plusieurs
points positifs ressortent de cette journée :
- le vouloir et la volonté de la grande majorité
des participants d’améliorer nos pratiques de concertations ;
- la bonne volonté des représentants des tables
à participer à la démanche Concertation + ;
- l’atelier sur les valeurs a permis que l’on se
sente déjà en action et servira aux tables pour la suite ;
- d’être là ensemble a permis de constater que
plusieurs intervenants travaillent déjà ensemble et ont le goût de s’investir
dans le développement de leur milieu ;
- cela nous a permis de rencontrer les autres
tables et de voir où chacune est rendue, qu’il y a des différences ;
- l’ouverture à se réseauter entre tables ;
- il y a un consensus sur l’idée de se rendre accessible
aux clientèles que nous desservons et à la communauté ;
- les participants trouvent important de
poursuivre la démarche ;
- on a apprécié la présence de M. Albert,
directeur général du CSSSML ;
- le travail en atelier de type brise-glace est
un bon point à retenir.
Dans les
points à améliorer pour la suite :
- on aurait
apprécié avoir les documents de travail avant la rencontre; dans ce sens, il faudra prévoir une rencontre du
comité de suivi avant la rencontre annuelle pour être en mesure de faire suivre
la documentation ;
- on aura à se questionner sur le choix de la
journée, un peu plus difficile les vendredis, surtout s’il s’agit d’une journée
entière.
Ensemble, on
fait un bref retour sur le sommaire des évaluations et on relève quelques commentaires
à tenir compte dans la préparation de la rencontre annuelle : la durée de
la rencontre (une journée ?) et la
période de l’année en fonction des calendriers des assemblées générales sont,
entre autres, des éléments à tenir compte.
4. Suite à donner à la démarche
Lise-Anne souligne que Jean Tremblay
est absent aujourd’hui mais qu’il reste en support pour la suite de la
démarche. Par contre, son niveau d’implication n’est pas connu pour l’instant.
4.A Comité de suivi
On convient
de maintenir la même composition au comité de suivi que celle que nous avions adoptée
au comité de pilotage. Pour la table RLS santé mentale, c’est Suzie Jean du
Trait d’Union qui y siègera, le Groupe de Réflexion et d’Action contre la
Pauvreté (GRAP) sera représenté par Micheline Pelletier de l’Aide aux
travailleurs accidentés (ATA). Quant aux autres tables de concertation, cela
reste à valider lors de leur prochaine rencontre et une approche sera faite à
la table en violence conjugale.
Mandat du
comité
- Prioriser et
actualiser les actions ciblées dans le cadre de la phase 1 de la démarche
Concertation + (plan d’action).
- Assurer un
échange régulier entre le comité de suivi et chacune des tables impliquées afin
d’informer sur l’avancement des travaux.
Le comité
est non décisionnel
Préparation
et déroulement des rencontres du comité
On rappelle
qu’une des bonnes pratiques pour favoriser l’engagement est d’assurer un
certain partage pour la préparation des réunions. L’ordre du jour sera préparé
à la fin de chaque rencontre en prévision de la rencontre suivante et l’on se
donnera un calendrier de rencontres. Un rappel pourra être fait 2 semaines
avant les rencontres. Les rencontres pourront être animées par Lise-Anne mais
il y aura un partage de l’animation en fonction des points à l’ordre du jour. À
l’aide d’un canevas de base, il y aura partage au niveau du secrétariat.
4. B Priorités à retenir
À partir des priorités ressorties à
la journée du 31 mai et souhaitant se doter d’un plan d’action réaliste, 4
priorités sont retenues :
- Travailler à
un canevas de base afin que chaque table se dote d’un cadre de référence adapté
à sa réalité (mission, rôle, valeurs, processus d’accueil, règles de
fonctionnement).
- Se doter
d’un plan de communication (dans un langage clair et voir à utiliser le
portrait des concertations). La CDC (Corporation de développement
communautaire) se propose d’être le porteur de cette action.
- Poursuivre
la réflexion sur l’utilisation que l’on peut faire du portrait des
concertations.
- Organiser la rencontre annuelle de la
démarche Concertation + (en faire un évènement rassembleur, positif, avec
possibilité d’un aspect de formation et surtout aller plus loin)
Afin d’être
en mesure d’évaluer la démarche, nous aurons à trouver des indicateurs de
réussites. Ce sera à voir en septembre à partir de notre plan d’action.
4. D Moyens
Une
proposition de plan de communication (canevas de base) sera préparée par Guy en
collaboration avec Lise-Anne.
Pour la
prochaine rencontre du comité de suivi, Lise-Anne nous fera parvenir des
propositions de plan d’action et quelques exemples de canevas de base.
Il est
proposé que Lise-Anne rencontre, en présence de ceux qui quitteront, les
représentants des tables qui se joindront au comité de suivi pour faire un
historique des étapes accomplies jusqu’à maintenant. Si des sous-comités se
forment, on convient de prévoir du temps de travail en sous-groupe à même les
rencontres du comité de suivi.
5. Aspect communication
À partir du
site de la CDC (Corporation de développement communautaire), Guy nous présente
un exemple de page blogue. On
convient que cela représente un outil de communication intéressant et
accessible. Un financement sera nécessaire, mais la CDC est en démarche à ce
niveau et le CSSSML est également prêt à contribuer. Pour une bonne utilisation
du blogue, un petit guide pourrait
être mis à la disposition des tables.
6. Proposition pour les prochaines étapes
Lise-Anne
dépose une proposition de calendrier illustrant les prochaines étapes, on y
apporte quelques modifications. Voir document en annexe
7. Évaluation
On est
satisfait de la rencontre. On a apprécié la présentation de l’exemple d’une
page blogue, c’est concret et nous
met déjà en action.
Sylvie Madeleine Létourneau
Secrétaire pour la rencontre
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