2013-05-31 C-R Concertation Plus

Compte rendu de la rencontre bilan de la démarche Concertation +

Tenue le vendredi 31 mai 2013 à 9h00

 À la salle communautaire de Cap-Saint-Ignace

Présences :   Claude Doyon                      Josée Chouinard (à compter de 11h00) Mélanie Pinault Marjorie Asselin Marjorie Lamarre (CJE L’Islet) Gino Albert Isabel Proulx-Heinz Nathalie Chatigny Angèle Chouinard Isabelle Bourgault Juliette Dupont Doris Beaumont Marie-Ève Morin Christiane Bourgault (Jardilec) Fabienne Morin (à partir de 10h00) Sophie Garant Sonia Nadeau Pierre Paré Jean Tremblay Martin Fortier Lise-Anne Levesque

Éric Dufresne Guyaline Fortin Sylvie-Madeleine Létourneau Chantal Caron Michèle Bernier Martine Bélanger Cécile Dupont Guy Drouin Kathleen Thibodeau Bernise Pellerin Guylaine Hudon Johanne Deschênes Mélissa Bélanger Hélène Boutin Isabelle Fournier Marie-Josée Neault Suzie Jean Guylaine Gourgues Pierre Bernier Céline Avoine (AM seulement)

1.    Mot de bienvenue

Monsieur Gino Albert, directeur général du CSSS Montmagny-L’Islet, souhaite la bienvenue à tous. Il souligne que la région Montmagny-L’Islet est une région qui a su se mettre en action pour porter un regard sur l’état de ses lieux de concertation. Cette rencontre bilan nous permettra de poursuivre notre travail et notre réflexion à ce niveau.

2.   Déroulement de la journée et rappel de la démarche

Lise-Anne Lévesque présente les objectifs de la journée ainsi que le déroulement de la rencontre.

On fait un bref rappel des actions réalisées jusqu’à maintenant par le comité de pilotage et par les tables de concertation qui ont participé à la démarche.

Jean Tremblay invite les membres du comité de pilotage à livrer leurs impressions et commentaires face à la démarche, tel que vécu jusqu’à maintenant.

On confirme qu’il est opportun et pertinent de faire le point sur l’état de nos concertations afin de « mieux travailler ensemble ». C’est important, voire essentiel, de s’harmoniser. Cela nous a menés à un questionnement sur notre style de gouvernance et à l’importance de définir davantage nos rôles et responsabilités comme membres de table de concertation. Malgré le fait que nous n’ayons pas eu assez de temps alloué au démarrage du projet pour recruter des membres représentant les tables au comité de pilotage, nous avons réussi à former un comité représentatif.

Les organismes communautaires ont essayé de représenter le mieux possible les organismes de leur table. C’est une démarche enrichissante, on a apprécié l’apport et le soutien reçu de Jean Tremblay et Lise-Anne Levesque. Les organismes communautaires à vocation régionale sont à même de constater que notre région, à travers la démarche Concertation +, a entrepris des actions positives pour l’amélioration de ses concertations. On a identifié des enjeux communs pour l’ensemble des tables, la réponse au sondage a été très significative, on constate le désir de faire mieux ensemble avec au cœur de notre réflexion le client, l’importance de nous définir, se donner un moment, on a des exemples de collaboration (ex. : le projet « Au-delà de la musique »), l’autopsie de notre table, la qualité, l’intérêt et la motivation au cours de la démarche était palpable.

3.    Atelier de réflexion sur nos valeurs

Lise-Anne donne la consigne pour le déroulement de l’atelier : à partir d’une liste de valeur qui leur est fournie, chaque équipe doit faire un consensus afin de retenir les deux ou trois valeurs identifiées comme étant essentielles pour vivre une bonne concertation.

Après cet exercice, et avant la pause, chaque table est invitée à présenter sa mission ainsi que les membres qui la composent. On nous convie également à présenter un bon coup réalisé grâce à  notre concertation.

Les exemples suivants sont apportés : le projet « Au-delà de la musique » (chorale), l’activité « Je nage pour la vie », les napperons d’Onésime, affiche aimantée (pour Frigo) « Bien vieillir chez soi », mise sur pied du projet « Ensemble, On D-Tox »,  Programme Accès-Loisirs, promotion du programme de régime enregistré pour personnes handicapées, etc.

Pause

4.    Poursuite de l’atelier de réflexion sur les valeurs

À tour de rôle, les membres des tables présentent les valeurs retenues au cours de l’exercice.

-        Table Prévention-promotion Famille-enfance-jeunesse - École en santé (divisée en deux tables de travail) : respect, intégrité, solidarité, pouvoir d’agir.

-        Table DI-DP-TED (déficience intellectuelle, déficience physique et trouble envahissant du développement) : respect, justice sociale, ouverture.

-        Table des aînés et des proches aidants : pouvoir d’agir, solidarité, égalité.

-        Table de concertation des aînés de la MRC de L’Islet : pouvoir d’agir, autonomie, respect.

-        Table RLS (réseau local de services) Santé mentale : respect, solidarité.

-        Table BEC (bien-être collectif, promotion-prévention) : pouvoir d’agir, intégrité, solidarité.

La solidarité, le respect ainsi que le pouvoir d’agir sont les trois valeurs les plus significatives pour l’ensemble des tables.

5.    Présentation du portrait des concertations

Lise-Anne dépose les documents, actuellement en document de travail, présentant le portrait des concertations du territoire de Montmagny-L’Islet.

Actuellement, le portrait présente des lieux de concertations où l’on retrouve au moins trois organisations d’impliquées. Il est toujours possible de faire le tri de ce portrait, soit pour en ajouter ou encore en retirer.

Le premier document présente un coup d’œil rapide sur l’ensemble des concertations, le deuxième tableau offre plus d’information, à savoir la mission/
objectifs et des organisations membres. Une colonne est disponible afin que l’on puisse faire le lien entre la mission de la table et l’un des  déterminants sociaux de la santé. Une autre colonne sera ajoutée afin de permettre l’ajout de l’information générale comme, par exemple, le nom de la personne répondante, est-ce une instance sectorielle ou inter-sectorielle (on doit d’ailleurs préciser ce qu’on entend ici).

Comme on souhaite rendre les documents accessibles, on identifie quelques  moyens de diffusion : le site de la CDC (Corporation de développement communautaire) et le site du CSSS Montmagny-L'Islet. On convient qu’il faille le déposer sur un site où nous avons la possibilité de le mettre à jour assez facilement. Dans ce sens, le site de la CDC est une bonne option. Ce sera au comité de pilotage de proposer un moyen en prévoyant les modalités de mise à jour. Nous aurons à poursuivre la réflexion sur l’utilisation que l’on peut faire de ces tableaux. En plus de permettre de se connaître davantage, cela peut nous donner l’information nécessaire, à savoir s’il y a dédoublement, on pourrait également l’utiliser dans nos liens avec la communauté, etc. Le comité de pilotage pourra aussi poursuivre la réflexion.

Si l’on souhaite soumettre des commentaires, ajouts, retraits sur les documents présentés, Lise-Anne nous invite à la contacter.

Jean nous propose une courte réflexion sur l’état de nos concertations. D’abord, qu’en est-il de nos concertations?

Comme communauté, si on veut être plus efficace, il est nécessaire de se concerter. Se concerter au niveau local permet une meilleure connaissance des enjeux, des réponses adaptées aux besoins et favorise la mobilisation des acteurs et la participation citoyenne. On se doit également de faire une réflexion sur l’efficacité de nos  concertations. Exemple : comme table, avons-nous des missions différentes ou complémentaires ? Avons-nous à développer davantage nos liens en partageant, par exemple, nos plans d’actions, à faire connaître notre existence et réalisations auprès des élus, à la communauté, etc. Serait-il possible d’avoir « une instance » (des exemples vécus en d’autres territoires sont cités) qui favorise les liens entre les tables, mais surtout qui se préoccupe d’enjeux transversaux. En fait, il faut réfléchir comme territoire au moyen que l’on souhaite se donner pour rendre nos concertations plus efficaces et collaborer davantage ensemble dans l’intérêt de la communauté.

Tel que vécu actuellement sur notre territoire, doit-on parler d’hyperconcertation ou de fatigue partenariale. À partir d’une liste de symptômes, Jean nous amène à réfléchir à cette question.

Le manque de ressources humaines et financières ou encore le choix qu’il faut faire parfois entre collaborer aux lieux de concertations ou être sur le terrain, soit des enjeux importants pour les organismes communautaires versus la concertation. Pour les organismes à vocation régionale, d’être présent sur l’ensemble du territoire et le temps que cela nécessite comportent d’autres enjeux. Mais en général, on convient qu’actuellement il n’y a pas de dédoublement en soi, mais c’est souvent le manque de ressources (temps, financière et humaine) qui contribuent à l’essoufflement. Il s’agit peut-être davantage de « fatigue partenariale » que d’hyperconcertation. La poursuite de la démarche Concertation + permettra à chaque table de répondre plus clairement à cette question au cours de l’année.

Cela nous ramène à l’efficacité de notre concertation et à réfléchir à un modèle de gouvernance (exemple : mettre à contribution le comité stratégique).  Un cadre de référence clarifiant divers aspects de la concertation sera aidant. Travailler moins en silo, soit par programme service, faire une gestion collective des enjeux communs, se donner une structure de gouvernance adaptée à notre réalité en s’inspirant de d’autres territoires sont des pistes à explorer par le comité de pilotage ou de suivi.

DÎNER

6.    Réflexion sur les éléments transversaux

À l’aide d’une grille de réflexion, le comité de pilotage s’est attardé aux enjeux communs aux différentes tables et a identifié des moyens qui pourraient être mis en place pour améliorer nos pratiques de  concertation (voir grille en annexe).

Pour chaque thème, Lise-Anne nous invite à ajouter nos commentaires ou idées d’action s’il y a lieu.

Relation entre partenaires

La complémentarité des concertations, l’absence de dédoublement : se référer aux documents « Portraits des concertations », poursuivre la réflexion sur l’hyperconcertation versus la fatigue partenariale, bien connaître la mission de chaque table, les organismes eux-mêmes peuvent faire des liens entre les tables lorsqu’ils y siègent, arrimer les calendriers de rencontres pour les répartir dans le temps.

La communication et la collaboration entre les concertations : faire une rencontre annuelle de toutes les tables pour faire un partage de nos plans d’actions et réalisations.

La reconnaissance de la contribution et de l’expertise de chaque organisation à la réalisation des actions : avoir un mandat clair de nos organisations, à savoir, je représente ou je suis décisionnel, prendre sa place comme organisation et laisser la place à l’autre. On cite particulièrement la place que le CSSSML peut prendre versus les organismes communautaires.

La définition et la compréhension des rôles, responsabilités et attentes des partenaires : on convient de la pertinence de se doter d’un cadre de référence. Ce cadre sera utilisé pour une compréhension commune de notre mission et de nos rôles, mais aussi lors des demandes de financement pour les organismes communautaires ou encore pour accueillir de nouveaux membres sur nos tables.

Structure de fonctionnement

La participation active des populations qui vivent la situation : on cite ce qu’est le cadre de partenariat et comment cela permet la participation d’un usager à la table RLS en santé mentale.

Le partage de l’animation des réunions entre différentes personnes : c’est à chaque table d’en convenir. Sans toutefois animer à tour de rôle, le partage de l’animation et de la préparation aux rencontres peut favoriser une meilleure participation.

Le roulement des membres versus l’avancement des projets : en plus du cadre de référence, un membre de la table, l’organisateur communautaire par exemple, pourrait faire un accueil personnalisé.

Le ralliement de tous les acteurs dont on a besoin pour faire avancer les actions : être souple pour permettre la participation ponctuelle de partenaires.

Les retombées de la concertation

Les obstacles à une participation de la population cible : à ce niveau, il faut penser à adapter notre langage très réseau. Peut-être que les groupes en Alpha pourraient être mis à contribution.

La reconnaissance de notre table dans la communauté : chacune des tables représente une force par le nombre de personnes qu’on représente et, à ce titre, on pourrait être plus visible dans la communauté. Il serait intéressant de faire un événement public.

La réalisation d’activités correspondant aux objectifs : s’assurer que les activités sont en lien avec les objectifs et la mission de la table. L’organisme a la responsabilité de s’assurer que sa mission est en lien avec la mission de la table sur laquelle il siège.

L’offre de possibilité d’apprentissage à la communauté : en se rendant plus visible et en diffusant des informations d’intérêt à la population, on contribue à augmenter les connaissances. Cela contribue au pouvoir d’agir, mais évidemment il y a plus à faire. 

En plénière, on identifie les priorités retenues pour chaque thème

Relation entre partenaires

-        Travailler à un canevas de base afin que chaque table se dote d’un cadre de référence adapté à sa réalité (rôle, mission, valeurs…).

-        Se réunir une fois par année pour travailler aux grands enjeux.

-        Maintenir un comité de suivi pour actualiser les actions ciblées.

-        Se servir du portrait des concertations.

Structure de fonctionnement

-        Utilisation du cadre de référence et se doter de plan d’action (pas nécessairement relié à du financement, mais plus aux forces des partenaires).

-        Utilisation de cas traceur pour les tables qui n’ont pas de représentants d’usager et prévoir des moyens pour favoriser leur participation.

-        Favoriser le partage du leadership.

-        Se doter d’un processus d’accueil pour les nouveaux membres.

-        Ralliement de tous les acteurs sur une problématique en particulier.

Les retombées de la concertation

-        Se doter d’un plan de communication versus nos clientèles et la population en général.

-        Adapter notre communication et notre langage.

-        Utiliser davantage le site de la CDC ou autre.

7.    Synthèse et suite

Comment on s’y prend pour poursuivre ?

On convient qu’un comité doit poursuivre le travail afin de mettre des priorités dans ce qu’on a dit aujourd’hui et proposer un plan d’action ou tout au moins des pistes d’actions. Il pourra également regarder des modèles de gouvernance que d’autres territoires se sont donnés pour améliorer leur concertation. La composition du comité de pilotage a été une formule gagnante et l’on propose de maintenir cette composition. Chaque table aura à identifier des représentants (organisateur communautaire, CSSS et représentant d’organisme communautaire). La plupart des tables présentes souhaitent en convenir lors de leur prochaine rencontre de travail; seule la table RLS identifie qui siègera au comité de suivi.

Ce comité a un mandat d’un an. Il n’est pas décisionnel et l’on devra s’assurer d’un échange régulier entre le comité et chacune des tables dans l’avancement des travaux. Il y aura une dernière rencontre du comité de pilotage 1 pour une rencontre bilan.

8.    Évaluation de la rencontre

Les gens sont satisfaits de la rencontre et on continue de croire à la démarche.