Compte rendu de la rencontre
du comité de pilotage Concertation +
Tenue
le vendredi 17 mai 2013 de 9h00 à 12h00
À la salle Polyvalente du CLSC de Montmagny
Présences : Bernise Pellerin, Arc-en-Ciel
R.P.P.H. (Table DI-DP-TED)
Hélène Boutin, coord. des services en santé mentale
et dépendance
Chantal Caron, coord. des services généraux et
réadaptation CSSSML
Pierre Paré, coord. hébergement et Centre de
jour St-Jean-Port-Joli
(Table des aînés et des proches-aidants)
Martin Fortier,
o.c., CSSS Montmagny-L’Islet
Guy
Drouin, CDC ICI Montmagny-L’Islet
Marie-Josée Neault, coord. Famille-Enfance-Jeunesse,
CSSS Montmagny-L’Islet
Kathleen Thibodeau, Maison des jeunes des Frontières
du Sud (Table PP Famille-Enfance-Jeunesse - École en santé)
Sylvie-Madeleine Létourneau, o.c. CSSS
Montmagny-L’Islet
Lise-Anne Levesque, o.c. CSSS Montmagny-L’Islet
Jean Tremblay, INSPQ
Absences motivées :
Annick Gosselin, L’Ancre (Table RLS Santé
mentale)
Guylaine Fortin, directrice des services dans la
communauté CSSSML
Claude Doyon, o.c. CSSS Montmagny-L’Islet
Juliette Dupont, Table des aînés de la MRC de L’Islet
Sonia Nadeau, Société Alzheimer Chaudière-Appalaches
(Table des aînés et des proches aidants)
1. Mot de bienvenue
Lise-Anne
souhaite la bienvenue à tous. Elle fait la liste des absences motivées.
2. Projet
d’ordre du jour
Lise-Anne nous
présente l’ordre du jour. Ajout au point 7 : invité du régional.
3. Retour sur le compte rendu de la rencontre du 5
avril 2013
Le compte
rendu est conforme à nos discussions.
4. Réflexions sur les éléments transversaux à
partir de la grille de réflexion sur les éléments transversaux des pratiques de
concertation en Montmagny-L’Islet
À partir de
la grille, on poursuit la réflexion sur les pratiques de concertation afin
d’aller plus loin dans l’analyse et les moyens qui pourraient être mis en
place.
La
connaissance de toutes les concertations de notre territoire
Meilleures
diffusions des lieux de concertation où nous sommes chacun, des projets
associés et le bénéfice pour l’organisme. Utiliser le portrait existant, facilitant
pour les demandes de subventions lorsque l’on demande de faire la liste des
lieux de concertation où l’organisme est impliqué.
En faire la
diffusion entre les tables.
Ajouter au
portrait des catégories par thèmes ou clientèles.
Pour
favoriser le lien entre les tables et faire un portrait de nos collaborations, deux
moyens sont proposés. Soit une rencontre par année du « comité de pilotage » pour faire
les liens, identifier les enjeux communs et obstacles. On avance également la
possibilité de faire une journée bilan réunissant l’ensemble des membres des
tables (préparé par le comité de pilotage).
La
complémentarité des concertations en l’absence de dédoublement
Pour
certaines tables, il n’y a pas vraiment
de doublon actuellement, chaque table a ses particularités. Ça peut devenir un
doublon s’il n’y a pas d’arrimage. La réflexion sur notre mission par table va
nous aider justement à éviter qu’il y ait un doublon. Parfois, il y 2 instances
(ex. : table des aînés), mais il faut faire consensus et sentir le besoin
(enjeux) qui nous amène à unir nos tables. La Table Jeunesse et la Table RLS Santé
mentale, par exemple, ont fait cette fusion. On pourrait tirer avantage de leur
expérience. Comment assurer la complémentarité entre les tables versus d’autres
problématiques associées.
La
communication et la collaboration entre les concertations
Utiliser nos
communications internes pour faire connaître les lieux de concertation où nous
sommes présents (journal, site Internet).
La reconnaissance de la contribution
et de l’expertise de chaque organisation à la réalisation des actions
Maintenir le
respect vécu actuellement, s’impliquer activement, prendre sa place, partager
ce qu’on fait, reconnaître l’importance de travailler ensemble pour le bien de
la clientèle, sont autant de moyens qui aident à se connaître et se
reconnaître. Un plan d’action clair aide à définir la contribution et
l’expertise de chaque organisation.
Il y a les leaders et des
« spectateurs », chaque organisme doit s’investir avec un mandat
clair de la part de son CA.
La
responsabilité de la table est de se doter d’un plan d’action, définitions des
rôles et attentes de participation. Il y a à faire consensus autour du cadre
qu’on se donne.
La définition et la compréhension
des rôles, des responsabilités et des attentes des partenaires
Il est
important de faire cet exercice. Peut-être faire un outil commun, un canevas de
base pour se doter d’un « cadre de référence » que chaque table
pourra s’approprier. Sera également utile lorsqu’il y a des changements au
niveau des représentants d’organismes ou des nouveaux membres. Y inclure des portraits de la clientèle. Peut
servir dans le lien avec le public ou la sollicitation financière.
La
participation active des populations qui vivent les situations
On convient
de l’importance que la clientèle soit bien représentée. Parfois, il est
possible qu’elle y soit présente (exemple : le cadre de partenariat en
santé mentale). Par contre, dans le cas où c’est plus difficile, on peut
prévoir divers moyens : les cas traceurs, utilisation de sondage ou
d’activités animées auprès de la clientèle concernée, utilisation de focus
groupe. Pour soutenir la participation de la clientèle, il est souhaitable de
mettre en place des moyens comme par exemple l’aide au transport.
Le partage
de l’animation des réunions entre les partenaires
Ne pas avoir
un seul porteur dans la préparation, dans le partage du leadership. Le comité
de pilotage pourrait proposer une démarche dans ce sens. On pourrait penser à
des activités de ressourcement sur le partage du leadership ou de l’animation.
Le partage de l’animation ou dans la préparation force le passage d’observateur
à participant plus actif.
Le roulement
des membres vs l’avancement des projets
Chaque
organisme a la responsabilité de bien informer leur CA et faire le lien avec la
nouvelle personne qui représentera l’organisme. Le « cadre de
référence » pourrait être un outil utilisé pour la nouvelle personne qui
arrive ainsi que le plan d’action.
Le
ralliement de tous les acteurs dont on a besoin pour faire avancer les actions
C’est un
exercice à faire par table; si c’est le cas, il est gagnant de faire un contact
personnalisé auprès de l’organisme que l’on veut inviter à se joindre à nous.
Avoir une flexibilité en envisageant une participation ponctuelle en lien avec
une action précise. Il y a peut-être un rendez-vous à se donner avec les
organismes régionaux et ceux ayant un territoire différent de celui de nos
tables pour convenir de leur présence aux tables. Comment faire le lien, sans
multiplier les représentations par tables, sur des enjeux communs pour
plusieurs clientèles (ex. : santé mentale et vieillissement, pauvreté
et famille…).
Les
ressources financières essentielles pour réaliser les actions
Il est
possible que les tables se dotent de plan d’action qui ne requiert pas de
financement en mettant en commun nos ressources. Et nous avons à notre
disposition certaines sources de financement qui peuvent aider (ex. : Fonds
en partenariat).
Les
obstacles à une participation de la population cible
On rappelle
l’importance de soutenir leur participation (exemple du transport).
La
reconnaissance de notre table dans la communauté
Parler de
nos actions dans la communauté, des bons coups réalisés par notre organisme,
mais soutenus par table, en utilisant les médias locaux et communautaires.
Utiliser notre pouvoir comme groupe versus le politique (publiciser le 31 mai,
inviter les médias). Profiter de certains évènements comme la semaine d’action
communautaire pour se faire connaître, se positionner sur des enjeux sociaux,
etc. On pourrait inclure dans notre plan d’action une stratégie de
communication.
La
réalisation d’activités correspondant aux objectifs
Évidemment, se
doter d’un plan d’action.
L’offre de
possibilité d’apprentissage à la communauté
Se rendre
visible, se positionner ainsi que le plan de communication, tel que nommé plus
haut y contribuera.
Le
développement d’un sentiment d’appartenance au sein de la communauté
Le plan de
communication va y contribuer.
5. Poursuivre la réflexion sur les concertations
dans Montmagny-L’Islet à l’aide du questionnaire
À partir des
diapos sur les symptômes de l’hyper concertation, Jean nous invite à réfléchir
à cette question. Oui, ça peut être un problème réel mais cela apporte tout de
même du positif pour nos clientèles, chaque table ayant sa raison d’être. Il
faut distinguer l’hyper concertation du problème de manque de ressources
humaines des organismes pour participer aux lieux de concertations. La réflexion sur notre mission par table et
le cadre de référence pourra aider à clarifier certains aspects de la
concertation. En fait, la démarche actuelle va nous aider. L’enjeu financier
versus les ressources humaines nécessaires à participer aux concertations est
aussi important dans cette réflexion.
Fatigue
partenariale versus hyper concertation, encore là il faut faire la distinction.
Est-ce que l’on se répète dans nos concertations et travaille-t-on trop en
silo? Il y a peut-être une réflexion à faire dans ce sens.
Une
structure au centre (comité, rencontre annuelle…) qui permettrait de faire le
lien entre les tables, de faire une gestion collective des enjeux communs
pourrait faire partie des réflexions à venir. On n’a pas à y répondre pour
l’instant. La démarche Concertation + nous permettra déjà d’être plus
efficace et mettra en lumière le besoin ou non d’un lieu qui
« chapeauterait » les tables dans leurs enjeux communs.
6. Planification de la rencontre du 31 mai
L’invitation
a été envoyée aux membres du comité de pilotage et sera envoyée aux membres de
chaque table. Lise-Anne nous invite à faire la promotion de la rencontre du 31
mai.
Nous
discutons du déroulement de la rencontre de toutes les tables à partir de la
proposition d’ordre du jour que nous présente Lise-Anne. Après le mot de
bienvenue et de la présentation des objectifs de la journée, on propose de
faire une activité « brise glace ». Les participants, déjà réunis par
table de concertation, seront invités à faire consensus sur les trois valeurs
qu’ils croient essentielles à la concertation à partir d’une liste qui leur
sera fournie. Par la suite, chaque table présentera les valeurs retenues et
profitera de l’occasion pour se présenter aux autres tables, reparler de leur
mission, leur membership, plan d’action et réalisations.
Au point 5
nous présenterons, à partir de la grille de réflexion sur les éléments
transversaux, le résultat des échanges faits au comité de pilotage sur les
moyens qui peuvent être pris pour agir sur ces éléments. Il y aura échange et
priorisation par table suivi d’un retour en plénière.
Le comité de
pilotage ou de suivi se chargera de mettre en œuvre les moyens identifiés en
lien avec les éléments transversaux qui
auront fait consensus, surtout sur les moyens qui concernent l’ensemble des
tables.
Au point 6,
on convient de déposer le portrait présentant les lieux de concertations et de
prendre quelques minutes afin de recueillir les commentaires, identifier s’il y
a des ajouts à faire et amorcer une discussion
sur l’utilisation de cet outil. Le comité de pilotage ou de suivi verra à
poursuivre la réflexion à ce niveau.
On convient
de ne pas poursuivre à ce moment la réflexion sur la question de l’hyper
concertation. On croit que, dans les suites de la démarche actuelle, chaque
table aura des éléments de réflexion et de réponse sur cette question. On
pourra voir dans l’avenir via le comité de suivi.
7. Prochaines étapes
Faire une relance auprès des membres de chacune des
tables, Lise-Anne envoie les présences confirmées aux responsables des tables.
Le compte rendu de la rencontre de ce jour sera acheminé à tous la semaine
prochaine afin que le comité de pilotage en prenne connaissance avant la
rencontre du 31 mai. Le CR servira de livrable pour le 31 mai.
Une
invitation sera envoyée aux médias avec un communiqué de presse présentant le
contexte de cette journée, des exemples de bons coups et le portrait des
tables. Invitation également au directeur de la santé publique.
On convient
que le comité de pilotage se revoit pour une évaluation de la démarche en y
invitant les gens qui prendront un rôle dans le comité de suivi.
8. Évaluation de la rencontre
Satisfaction
générale.
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