Compte rendu de la rencontre
bilan de la démarche Concertation +
Tenue
le vendredi 31 mai 2013 à 9h00
À la salle communautaire de Cap-Saint-Ignace
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Présences : Claude Doyon
Josée
Chouinard (à compter de 11h00)
Mélanie
Pinault
Marjorie
Asselin
Marjorie Lamarre
(CJE L’Islet)
Gino
Albert
Isabel
Proulx-Heinz
Nathalie
Chatigny
Angèle
Chouinard
Isabelle
Bourgault
Juliette
Dupont
Doris
Beaumont
Marie-Ève
Morin
Christiane
Bourgault (Jardilec)
Fabienne
Morin (à partir de 10h00)
Sophie
Garant
Sonia
Nadeau
Pierre Paré
Jean
Tremblay
Martin
Fortier
Lise-Anne
Levesque
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Éric Dufresne
Guyaline Fortin
Sylvie-Madeleine Létourneau
Chantal Caron
Michèle Bernier
Martine Bélanger
Cécile Dupont
Guy Drouin
Kathleen Thibodeau
Bernise Pellerin
Guylaine Hudon
Johanne Deschênes
Mélissa Bélanger
Hélène Boutin
Isabelle Fournier
Marie-Josée Neault
Suzie Jean
Guylaine Gourgues
Pierre Bernier
Céline Avoine (AM seulement)
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1. Mot de bienvenue
Monsieur
Gino Albert, directeur général du CSSS Montmagny-L’Islet, souhaite la bienvenue
à tous. Il souligne que la région Montmagny-L’Islet est une région qui a su se
mettre en action pour porter un regard sur l’état de ses lieux de concertation.
Cette rencontre bilan nous permettra de poursuivre notre travail et notre
réflexion à ce niveau.
2. Déroulement
de la journée et rappel de la démarche
Lise-Anne
Lévesque présente les objectifs de la journée ainsi que le déroulement de la
rencontre.
On fait un
bref rappel des actions réalisées jusqu’à maintenant par le comité de
pilotage et par les tables de concertation qui ont participé à la démarche.
Jean
Tremblay invite les membres du comité de pilotage à livrer leurs impressions et
commentaires face à la démarche, tel que vécu jusqu’à maintenant.
On confirme
qu’il est opportun et pertinent de faire le point sur l’état de nos
concertations afin de « mieux travailler ensemble ». C’est important,
voire essentiel, de s’harmoniser. Cela nous a menés à un questionnement sur
notre style de gouvernance et à l’importance de définir davantage nos rôles et
responsabilités comme membres de table de concertation. Malgré le fait que nous
n’ayons pas eu assez de temps alloué au démarrage du projet pour recruter des
membres représentant les tables au comité de pilotage, nous avons réussi à
former un comité représentatif.
Les
organismes communautaires ont essayé de représenter le mieux possible les
organismes de leur table. C’est une démarche enrichissante, on a apprécié
l’apport et le soutien reçu de Jean Tremblay et Lise-Anne Levesque. Les
organismes communautaires à vocation régionale sont à même de constater que
notre région, à travers la démarche Concertation +, a entrepris des actions
positives pour l’amélioration de ses concertations. On a identifié des enjeux
communs pour l’ensemble des tables, la réponse au sondage a été très
significative, on constate le désir de faire mieux ensemble avec au cœur de
notre réflexion le client, l’importance de nous définir, se donner un moment,
on a des exemples de collaboration (ex. : le projet « Au-delà de la
musique »), l’autopsie de notre table, la qualité, l’intérêt et la
motivation au cours de la démarche était palpable.
3. Atelier de réflexion sur nos valeurs
Lise-Anne
donne la consigne pour le déroulement de l’atelier : à partir d’une liste de
valeur qui leur est fournie, chaque équipe doit faire un consensus afin de
retenir les deux ou trois valeurs identifiées comme étant essentielles pour
vivre une bonne concertation.
Après cet
exercice, et avant la pause, chaque table est invitée à présenter sa mission
ainsi que les membres qui la composent. On nous convie également à présenter un
bon coup réalisé grâce à notre
concertation.
Les exemples
suivants sont apportés : le projet « Au-delà de la musique » (chorale),
l’activité « Je nage pour la vie », les napperons d’Onésime, affiche
aimantée (pour Frigo) « Bien vieillir chez soi », mise sur pied du
projet « Ensemble, On D-Tox »,
Programme Accès-Loisirs, promotion du programme de régime enregistré pour
personnes handicapées, etc.
Pause
4. Poursuite de l’atelier de réflexion sur les valeurs
À tour de
rôle, les membres des tables présentent les valeurs retenues au cours de
l’exercice.
-
Table
Prévention-promotion Famille-enfance-jeunesse - École en santé (divisée en deux
tables de travail) : respect, intégrité, solidarité, pouvoir d’agir.
-
Table
DI-DP-TED (déficience intellectuelle, déficience physique et trouble
envahissant du développement) : respect, justice sociale, ouverture.
-
Table
des aînés et des proches aidants : pouvoir d’agir, solidarité, égalité.
-
Table
de concertation des aînés de la MRC de L’Islet : pouvoir d’agir,
autonomie, respect.
-
Table
RLS (réseau local de services) Santé mentale : respect, solidarité.
-
Table
BEC (bien-être collectif, promotion-prévention) : pouvoir d’agir,
intégrité, solidarité.
La
solidarité, le respect ainsi que le pouvoir d’agir sont les trois valeurs les
plus significatives pour l’ensemble des tables.
5. Présentation du portrait des concertations
Lise-Anne
dépose les documents, actuellement en document de travail, présentant le
portrait des concertations du territoire de Montmagny-L’Islet.
Actuellement,
le portrait présente des lieux de concertations où l’on retrouve au moins trois
organisations d’impliquées. Il est toujours possible de faire le tri de ce
portrait, soit pour en ajouter ou encore en retirer.
Le premier
document présente un coup d’œil rapide sur l’ensemble des concertations, le
deuxième tableau offre plus d’information, à savoir la mission/
objectifs et des organisations membres. Une colonne est disponible afin que
l’on puisse faire le lien entre la mission de la table et l’un des déterminants sociaux de la santé. Une autre
colonne sera ajoutée afin de permettre l’ajout de l’information générale comme,
par exemple, le nom de la personne répondante, est-ce une instance sectorielle
ou inter-sectorielle (on doit d’ailleurs préciser ce qu’on entend ici).
Comme on
souhaite rendre les documents accessibles, on identifie quelques moyens de diffusion : le site de la CDC
(Corporation de développement communautaire) et le site du CSSS Montmagny-L'Islet.
On convient qu’il faille le déposer sur un site où nous avons la possibilité de
le mettre à jour assez facilement. Dans ce sens, le site de la CDC est une
bonne option. Ce sera au comité de pilotage de proposer un moyen en prévoyant
les modalités de mise à jour. Nous aurons à poursuivre la réflexion sur
l’utilisation que l’on peut faire de ces tableaux. En plus de permettre de se
connaître davantage, cela peut nous donner l’information nécessaire, à savoir
s’il y a dédoublement, on pourrait également l’utiliser dans nos liens avec la
communauté, etc. Le comité de pilotage pourra aussi poursuivre la réflexion.
Si l’on
souhaite soumettre des commentaires, ajouts, retraits sur les documents
présentés, Lise-Anne nous invite à la contacter.
Jean nous
propose une courte réflexion sur l’état de nos concertations. D’abord, qu’en
est-il de nos concertations?
Comme
communauté, si on veut être plus efficace, il est nécessaire de se concerter.
Se concerter au niveau local permet une meilleure connaissance des enjeux, des
réponses adaptées aux besoins et favorise la mobilisation des acteurs et la
participation citoyenne. On se doit également de faire une réflexion sur
l’efficacité de nos concertations.
Exemple : comme table, avons-nous des missions différentes ou
complémentaires ? Avons-nous à développer davantage nos liens en
partageant, par exemple, nos plans d’actions, à faire connaître notre existence
et réalisations auprès des élus, à la communauté, etc. Serait-il possible
d’avoir « une instance » (des exemples vécus en d’autres territoires
sont cités) qui favorise les liens entre les tables, mais surtout qui se
préoccupe d’enjeux transversaux. En fait, il faut réfléchir comme territoire au
moyen que l’on souhaite se donner pour rendre nos concertations plus efficaces
et collaborer davantage ensemble dans l’intérêt de la communauté.
Tel que vécu
actuellement sur notre territoire, doit-on parler d’hyperconcertation ou de
fatigue partenariale. À partir d’une liste de symptômes, Jean nous amène à
réfléchir à cette question.
Le manque de
ressources humaines et financières ou encore le choix qu’il faut faire parfois
entre collaborer aux lieux de concertations ou être sur le terrain, soit des
enjeux importants pour les organismes communautaires versus la concertation.
Pour les organismes à vocation régionale, d’être présent sur l’ensemble du
territoire et le temps que cela nécessite comportent d’autres enjeux. Mais en
général, on convient qu’actuellement il n’y a pas de dédoublement en soi, mais
c’est souvent le manque de ressources (temps, financière et humaine) qui
contribuent à l’essoufflement. Il s’agit peut-être davantage de « fatigue
partenariale » que d’hyperconcertation. La poursuite de la démarche
Concertation + permettra à chaque table de répondre plus clairement à cette
question au cours de l’année.
Cela nous
ramène à l’efficacité de notre concertation et à réfléchir à un modèle de
gouvernance (exemple : mettre à contribution le comité stratégique). Un cadre de référence clarifiant divers
aspects de la concertation sera aidant. Travailler moins en silo, soit par
programme service, faire une gestion collective des enjeux communs, se donner
une structure de gouvernance adaptée à notre réalité en s’inspirant de d’autres
territoires sont des pistes à explorer par le comité de pilotage ou de suivi.
DÎNER
6. Réflexion sur les éléments transversaux
À l’aide d’une grille de réflexion, le comité de pilotage
s’est attardé aux enjeux communs aux différentes tables et a identifié des
moyens qui pourraient être mis en place pour améliorer nos pratiques de concertation (voir grille en annexe).
Pour chaque
thème, Lise-Anne nous invite à ajouter nos commentaires ou idées d’action s’il
y a lieu.
Relation entre partenaires
La
complémentarité des concertations, l’absence de dédoublement : se référer
aux documents « Portraits des concertations », poursuivre la
réflexion sur l’hyperconcertation versus la fatigue partenariale, bien
connaître la mission de chaque table, les organismes eux-mêmes peuvent faire
des liens entre les tables lorsqu’ils y siègent, arrimer les calendriers de
rencontres pour les répartir dans le temps.
La
communication et la collaboration entre les concertations : faire une
rencontre annuelle de toutes les tables pour faire un partage de nos plans d’actions
et réalisations.
La
reconnaissance de la contribution et de l’expertise de chaque organisation à la
réalisation des actions : avoir un mandat clair de nos organisations, à
savoir, je représente ou je suis décisionnel, prendre sa place comme organisation
et laisser la place à l’autre. On cite particulièrement la place que le CSSSML
peut prendre versus les organismes communautaires.
La
définition et la compréhension des rôles, responsabilités et attentes des
partenaires : on convient de la pertinence de se doter d’un cadre de
référence. Ce cadre sera utilisé pour une compréhension commune de notre
mission et de nos rôles, mais aussi lors des demandes de financement pour les
organismes communautaires ou encore pour accueillir de nouveaux membres sur nos
tables.
Structure de fonctionnement
La
participation active des populations qui vivent la situation : on cite ce
qu’est le cadre de partenariat et comment cela permet la participation d’un
usager à la table RLS en santé mentale.
Le partage
de l’animation des réunions entre différentes personnes : c’est à chaque
table d’en convenir. Sans toutefois animer à tour de rôle, le partage de
l’animation et de la préparation aux rencontres peut favoriser une meilleure
participation.
Le roulement
des membres versus l’avancement des projets : en plus du cadre de
référence, un membre de la table, l’organisateur communautaire par exemple, pourrait
faire un accueil personnalisé.
Le
ralliement de tous les acteurs dont on a besoin pour faire avancer les
actions : être souple pour permettre la participation ponctuelle de
partenaires.
Les retombées de la concertation
Les
obstacles à une participation de la population cible : à ce niveau, il
faut penser à adapter notre langage très réseau. Peut-être que les groupes en
Alpha pourraient être mis à contribution.
La
reconnaissance de notre table dans la communauté : chacune des tables
représente une force par le nombre de personnes qu’on représente et, à ce titre,
on pourrait être plus visible dans la communauté. Il serait intéressant de
faire un événement public.
La
réalisation d’activités correspondant aux objectifs : s’assurer que les
activités sont en lien avec les objectifs et la mission de la table.
L’organisme a la responsabilité de s’assurer que sa mission est en lien avec la
mission de la table sur laquelle il siège.
L’offre de
possibilité d’apprentissage à la communauté : en se rendant plus visible
et en diffusant des informations d’intérêt à la population, on contribue à
augmenter les connaissances. Cela contribue au pouvoir d’agir, mais évidemment
il y a plus à faire.
En plénière,
on identifie les priorités retenues pour chaque thème
Relation entre partenaires
-
Travailler
à un canevas de base afin que chaque table se dote d’un cadre de référence
adapté à sa réalité (rôle, mission, valeurs…).
-
Se
réunir une fois par année pour travailler aux grands enjeux.
-
Maintenir
un comité de suivi pour actualiser les actions ciblées.
-
Se
servir du portrait des concertations.
Structure de fonctionnement
-
Utilisation
du cadre de référence et se doter de plan d’action (pas nécessairement relié à
du financement, mais plus aux forces des partenaires).
-
Utilisation
de cas traceur pour les tables qui n’ont pas de représentants d’usager et
prévoir des moyens pour favoriser leur participation.
-
Favoriser
le partage du leadership.
-
Se
doter d’un processus d’accueil pour les nouveaux membres.
-
Ralliement
de tous les acteurs sur une problématique en particulier.
Les retombées de la concertation
-
Se
doter d’un plan de communication versus nos clientèles et la population en
général.
-
Adapter
notre communication et notre langage.
-
Utiliser
davantage le site de la CDC ou autre.
7. Synthèse et suite
Comment on
s’y prend pour poursuivre ?
On convient
qu’un comité doit poursuivre le travail afin de mettre des priorités dans ce
qu’on a dit aujourd’hui et proposer un plan d’action ou tout au moins des
pistes d’actions. Il pourra également regarder des modèles de gouvernance que
d’autres territoires se sont donnés pour améliorer leur concertation. La
composition du comité de pilotage a été une formule gagnante et l’on propose de
maintenir cette composition. Chaque table aura à identifier des représentants
(organisateur communautaire, CSSS et représentant d’organisme communautaire).
La plupart des tables présentes souhaitent en convenir lors de leur prochaine
rencontre de travail; seule la table RLS identifie qui siègera au comité de
suivi.
Ce comité a
un mandat d’un an. Il n’est pas décisionnel et l’on devra s’assurer d’un
échange régulier entre le comité et chacune des tables dans l’avancement des
travaux. Il y aura une dernière rencontre du comité de pilotage 1 pour une
rencontre bilan.
8. Évaluation de la rencontre
Les gens
sont satisfaits de la rencontre et on continue de croire à la démarche.
